Zero& là thương hiệu trà và boba tại Hoa Kỳ, nổi bật với định hướng sử dụng trái cây và nguyên liệu chất lượng cao để tạo ra các loại đồ uống không đường, không phụ gia và ít calo. Khi thị trường F&B ngày càng cạnh tranh, Zero& không chỉ cần sản phẩm tốt mà còn cần một hệ thống vận hành đủ linh hoạt để hỗ trợ tốc độ mở rộng nhanh.
Với 16 cửa hàng trên khắp Hoa Kỳ và hơn 300 nhân viên, Zero& phải xử lý nhiều hoạt động mỗi ngày, từ quản lý nhân viên tuyến đầu, đào tạo Tearista, kiểm soát tồn kho, báo cáo lãng phí, kiểm tra chất lượng đến mở cửa hàng mới.
Để duy trì tốc độ phát triển và chuẩn hóa vận hành, Zero& lựa chọn Lark Suite như một nền tảng làm việc all-in-one. Lark giúp doanh nghiệp đưa giao tiếp, quản lý nhân sự, vận hành cửa hàng, đào tạo và mở rộng chi nhánh vào cùng một hệ thống thống nhất.
Thách thức: Quá nhiều công cụ khiến vận hành khó đồng bộ
Trước khi sử dụng Lark Suite, Zero& phải cân nhắc và sử dụng nhiều công cụ SaaS khác nhau cho các nhu cầu vận hành hằng ngày. Doanh nghiệp cần công cụ nhắn tin, họp trực tuyến, tài liệu, lịch, phê duyệt, quản lý cửa hàng và đào tạo nhân viên.
Khi mỗi hoạt động nằm trên một nền tảng riêng, nhân viên phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều ứng dụng. Điều này làm mất thời gian, tăng rủi ro bỏ sót thông tin và khiến quy trình vận hành khó được chuẩn hóa trên toàn hệ thống.
Với một chuỗi F&B đang mở rộng nhanh, sự phân mảnh công cụ có thể trở thành rào cản lớn. Nếu cửa hàng, trụ sở, đội ngũ vận hành và nhân viên tuyến đầu không cùng làm việc trên một nguồn thông tin thống nhất, chất lượng dịch vụ sẽ khó duy trì đồng đều.
Zero& cần một nền tảng có thể thay thế nhiều công cụ rời rạc, đồng thời hỗ trợ nhân viên cửa hàng sử dụng dễ dàng ngay trên điện thoại.
Nhu cầu quản lý hơn 300 nhân viên tuyến đầu
Trong ngành F&B, nhân viên tuyến đầu đóng vai trò trực tiếp trong trải nghiệm khách hàng. Tại Zero&, các Tearista cần nắm rõ công thức, quy trình phục vụ, lịch làm việc, checklist cửa hàng và các nhiệm vụ vận hành hằng ngày.
Nếu quy trình đào tạo không rõ ràng, nhân viên mới có thể mất nhiều thời gian để thích nghi. Nếu lịch làm việc và nhiệm vụ không được cập nhật đúng lúc, cửa hàng có thể gặp vấn đề trong ca vận hành.
Zero& cần một hệ thống giúp nhân viên tuyến đầu dễ tiếp cận thông tin, nhận nhắc việc đúng thời điểm và hoàn thành các nhiệm vụ ngay trên thiết bị di động. Đây là yếu tố quan trọng để vừa mở rộng nhanh, vừa giữ chất lượng dịch vụ ổn định.
Giải pháp: Một nền tảng cho toàn bộ hoạt động kinh doanh
Zero& triển khai Lark Suite để hợp nhất nhiều hoạt động quan trọng vào một ứng dụng duy nhất. Thay vì sử dụng nhiều nền tảng khác nhau, đội ngũ có thể dùng Lark cho giao tiếp nội bộ, họp trực tuyến, lịch, phê duyệt, quản lý vận hành, đào tạo và mở rộng cửa hàng.
Điểm mạnh của Lark nằm ở khả năng kết nối giao tiếp với quy trình. Một cập nhật từ cửa hàng có thể được gửi trong nhóm chat, chuyển thành nhiệm vụ, ghi nhận vào biểu mẫu hoặc đưa vào dashboard vận hành.
Nhờ đó, Zero& không chỉ giảm số lượng công cụ phải sử dụng. Doanh nghiệp còn tạo ra một hệ thống làm việc rõ ràng hơn, nơi mọi người có thể cùng theo dõi thông tin và hành động nhanh hơn.
Lark Messenger giúp kết nối từng cửa hàng
Với 16 địa điểm và hơn 300 nhân viên, giao tiếp rõ ràng là nền tảng quan trọng trong vận hành của Zero&. Doanh nghiệp thiết lập các nhóm chat riêng cho từng cửa hàng, nơi nhân viên có thể gửi cập nhật, xử lý vấn đề và báo cáo các nhu cầu khẩn cấp như đặt thêm nguyên liệu.
Bên cạnh đó, Zero& cũng sử dụng nhóm chat toàn công ty để gửi các thông báo lớn. Cách tổ chức này giúp thông tin quan trọng được phân phối đúng phạm vi, tránh tình trạng nhân viên bị quá tải bởi những tin nhắn không liên quan.
Lark cũng hỗ trợ Zero& làm việc với các bên liên quan bên ngoài như đội giao hàng, kho hàng và IT. Khi có sự cố tại cửa hàng, các bên có thể phối hợp nhanh hơn để xử lý vấn đề ngay trong cùng một nền tảng.
Hỗ trợ cộng tác xuyên biên giới
Zero& không chỉ cần kết nối nhân viên tại các cửa hàng. Doanh nghiệp còn cần phối hợp với các nhóm ở nhiều khu vực và múi giờ khác nhau.
Lark Suite hỗ trợ cộng tác xuyên biên giới thông qua các tính năng như dịch tự động và nhắc múi giờ. Khi một thành viên ở múi giờ khác nhau trao đổi công việc, Lark có thể hiển thị thông tin thời gian để giúp người nhận biết bối cảnh phù hợp.
Điều này giúp Zero& giao tiếp mượt mà hơn với đội ngũ toàn cầu. Với doanh nghiệp đang mở rộng, khả năng cộng tác không bị giới hạn bởi địa điểm là yếu tố quan trọng để duy trì tốc độ triển khai.
Lark Base và Sheets trở thành trung tâm vận hành cửa hàng
Zero& sử dụng Lark Base và Lark Sheets để quản lý nhiều hoạt động vận hành hằng ngày. Các quy trình như quản lý tồn kho, quản lý nhà cung cấp, đơn đặt nguyên liệu, lịch làm việc, nghỉ giải lao, checklist cửa hàng và báo cáo lãng phí đều được đưa vào hệ thống.
Thay vì ghi nhận thủ công hoặc gửi thông tin qua nhiều kênh khác nhau, nhân viên có thể hoàn thành các nhiệm vụ vận hành ngay trên điện thoại. Zero& cũng lắp đặt máy tính bảng trong khu vực bếp để Tearista và quản lý cửa hàng có thể điền biểu mẫu và báo cáo dữ liệu theo thời gian thực.
Cách làm này giúp trụ sở nhìn thấy dữ liệu vận hành nhanh hơn. Đồng thời, nhân viên tuyến đầu cũng không cần mất nhiều thời gian cho các thao tác thủ công phức tạp.
Kiểm soát chất lượng bằng dữ liệu thời gian thực
Trong F&B, chất lượng không chỉ nằm ở công thức đồ uống. Nó còn phụ thuộc vào các quy trình nhỏ mỗi ngày như kiểm tra nhiệt độ tủ lạnh, nhắc đổ rác, kiểm tra vệ sinh và quản lý lãng phí.
Zero& sử dụng Lark để theo dõi các hoạt động kiểm soát chất lượng này. Nhân viên có thể ghi nhận nhiệt độ tủ đông, hoàn thành checklist và nhận nhắc việc tự động trong ngày.
Nhờ khả năng tùy chỉnh và tự động hóa của Lark, các tác vụ lặp lại được chuẩn hóa tốt hơn. Điều này giúp đội ngũ giảm phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân và hạn chế tình trạng bỏ sót nhiệm vụ quan trọng trong ca làm việc.
Tự động hóa giúp tiết kiệm 30% thời gian thao tác thủ công
Một trong những kết quả đáng chú ý của Zero& là nhân viên có thể tiết kiệm 30% thời gian hằng ngày từ các thao tác vận hành thủ công sau khi sử dụng Lark.
Lark gửi thông báo trước ca làm, nhắc nhân viên chấm công, hoàn thành báo cáo và thực hiện các nhiệm vụ cần thiết. Vì nhân viên luôn có điện thoại bên mình, họ có thể nhận nhắc việc và phản hồi nhanh ngay trong khi di chuyển hoặc làm việc tại bếp.
Điều này đặc biệt quan trọng với nhân viên tuyến đầu, những người không có nhiều thời gian ngồi trước máy tính. Lark giúp họ hoàn thành công việc nhanh hơn trên giao diện di động đơn giản, từ đó có nhiều thời gian hơn để phục vụ khách hàng.
Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự riêng trên Lark
Ngoài các quy trình vận hành, Zero& còn sử dụng Lark để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự nội bộ. Doanh nghiệp tạo các quy trình như quản lý ca làm, chấm công vào ra và theo dõi nhiệm vụ của nhân viên.
Thông qua API của Lark, Zero& có thể kết nối các hệ thống hiện có vào cùng một nền tảng. Nhờ đó, nhân viên không cần tải thêm nhiều ứng dụng khác nhau để làm việc.
Việc hợp nhất hệ thống giúp Zero& giảm sự phức tạp trong quản lý nhân sự. Nhân viên dễ sử dụng hơn, quản lý dễ theo dõi hơn và doanh nghiệp có thể mở rộng quy trình mà không phải phụ thuộc vào quá nhiều công cụ riêng lẻ.
Đào tạo nhân viên mới bằng Lark Docs và Wiki
Khi Zero& mở rộng nhanh, doanh nghiệp cần tuyển dụng và onboarding nhiều nhân viên mới mỗi tuần. Nếu quá trình đào tạo không được chuẩn hóa, chất lượng phục vụ giữa các cửa hàng có thể bị khác biệt.
Zero& sử dụng Lark Docs và Lark Wiki để lưu trữ tài liệu onboarding, video đào tạo, công thức đồ uống và các nội dung quan trọng mà nhân viên mới cần biết. Tất cả được tổ chức trong một không gian kiến thức dễ truy cập.
Quản lý cũng có thể theo dõi tiến độ đào tạo của từng nhân viên thông qua checklist. Điều này giúp việc đánh giá hiệu quả onboarding rõ ràng hơn và đảm bảo nhân viên mới được hướng dẫn theo cùng một tiêu chuẩn.
Trải nghiệm nhân viên tuyến đầu được cải thiện
Zero& không chỉ quan tâm đến tốc độ đào tạo mà còn chú trọng trải nghiệm làm việc của nhân viên. Với giao diện đơn giản trên điện thoại, Lark giúp nhân viên tuyến đầu dễ tìm tài liệu, nhận nhiệm vụ, xem lịch làm và hoàn thành báo cáo nhanh hơn.
Thay vì mất nhiều thời gian cho các thao tác hành chính, nhân viên có thể tập trung vào việc pha chế và phục vụ khách hàng. Đây là lợi ích lớn với các Tearista, vì công việc tại cửa hàng thường diễn ra nhanh và liên tục.
Khi nhân viên có công cụ dễ dùng, họ sẽ ít bị gián đoạn hơn trong ca làm việc. Điều này góp phần cải thiện cả hiệu quả vận hành lẫn chất lượng trải nghiệm khách hàng.
Chuẩn hóa quy trình mở cửa hàng mới
Zero& đặt mục tiêu mở rộng mạnh trong những năm tiếp theo. Với tốc độ này, mỗi cửa hàng mới không thể được triển khai theo cách tự phát. Doanh nghiệp cần một playbook chuẩn để đội ngũ mở cửa hàng biết rõ từng bước cần thực hiện.
Với Lark Suite, Zero& theo dõi toàn bộ quy trình mở cửa hàng mới trên một dashboard. Các nhiệm vụ được phân công cho người phụ trách cụ thể, có deadline rõ ràng và có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
Từ thuê mặt bằng, bất động sản, xây dựng đến các công việc chuẩn bị vận hành, Zero& sử dụng Lark Sheets để quản lý tiến độ và phân quyền nâng cao cho đúng bên liên quan. Điều này giúp quá trình mở cửa hàng mới trở nên có hệ thống hơn.
Giảm rủi ro khi mở rộng nhanh
Khi một doanh nghiệp F&B mở rộng nhanh, rủi ro lớn nhất là mỗi cửa hàng làm theo một cách khác nhau. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hình ảnh thương hiệu.
Lark giúp Zero& chuẩn hóa quy trình nhưng vẫn cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế. Mọi cửa hàng có thể làm theo cùng một playbook, trong khi quản lý vẫn có thể theo dõi tiến độ và xử lý vấn đề phát sinh.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể mở rộng nhanh hơn mà không đánh mất sự kiểm soát. Đây là yếu tố quan trọng nếu Zero& muốn phát triển lên hàng trăm địa điểm trong tương lai.
Kết quả: Vận hành đơn giản hơn, nhân viên hạnh phúc hơn
Sau khi triển khai Lark Suite, Zero& đã hợp nhất nhiều hoạt động quan trọng vào một nền tảng duy nhất. Giao tiếp nội bộ rõ ràng hơn. Nhiệm vụ vận hành được theo dõi nhanh hơn. Đào tạo nhân viên mới được chuẩn hóa hơn. Mở cửa hàng mới cũng có quy trình rõ ràng hơn.
Quan trọng hơn, Lark giúp nhân viên tuyến đầu tiết kiệm thời gian và giảm thao tác thủ công. Khi đội ngũ làm việc hiệu quả hơn, họ có thể tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
Đây là giá trị cốt lõi của chuyển đổi số trong F&B. Công nghệ không chỉ giúp quản lý dễ hơn, mà còn giúp nhân viên làm việc thoải mái hơn và khách hàng nhận được dịch vụ tốt hơn.
Bài học cho doanh nghiệp F&B đang mở rộng
Câu chuyện của Zero& cho thấy các chuỗi F&B đang tăng trưởng cần nhiều hơn một công cụ nhắn tin. Doanh nghiệp cần một nền tảng có thể kết nối giao tiếp, đào tạo, vận hành cửa hàng, quản lý nhân sự, kiểm soát chất lượng và mở rộng chi nhánh.
Lark Suite phù hợp với các mô hình có nhiều nhân viên tuyến đầu và nhiều địa điểm vận hành. Nền tảng này giúp doanh nghiệp giảm số lượng công cụ rời rạc, chuẩn hóa quy trình và tạo ra nguồn dữ liệu tập trung hơn.
Đối với các doanh nghiệp F&B tại Việt Nam đang mở rộng chuỗi cửa hàng, đây là một ví dụ thực tế đáng tham khảo. Khi mọi hoạt động được đặt trong một nền tảng thống nhất, doanh nghiệp có thể tăng tốc phát triển mà vẫn duy trì chất lượng dịch vụ đồng đều.
Kết luận
Zero& đã sử dụng Lark Suite để kết nối hơn 300 nhân viên, quản lý 16 cửa hàng, tiết kiệm 30% thời gian thao tác thủ công và chuẩn hóa quy trình mở rộng kinh doanh.
Từ giao tiếp cửa hàng, quản lý tồn kho, kiểm soát chất lượng, đào tạo Tearista đến mở cửa hàng mới, Lark giúp Zero& xây dựng một hệ thống vận hành đơn giản hơn nhưng mạnh mẽ hơn.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của Zero& như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp F&B có thể dùng nền tảng all-in-one để tăng hiệu quả vận hành, nâng cao trải nghiệm nhân viên và mở rộng quy mô bền vững hơn.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
