Tanamera Coffee là thương hiệu cà phê đặc sản Indonesia được thành lập vào năm 2013. Doanh nghiệp tập trung quảng bá cà phê đặc sản Indonesia đến khách hàng trong nước và quốc tế, đồng thời phát triển hệ thống cửa hàng tại nhiều thị trường như Indonesia, Singapore và Malaysia.
Khi mở rộng lên hơn 30 địa điểm và hơn 300 nhân viên, Tanamera Coffee cần một hệ thống làm việc có thể kết nối tốt hơn giữa trụ sở, cửa hàng và các bên liên quan trong chuỗi vận hành. Với ngành F&B, tốc độ phản hồi và tính minh bạch trong quy trình ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ.
Để giải quyết các điểm nghẽn trong giao tiếp, phê duyệt và quản lý dữ liệu, Tanamera Coffee lựa chọn Lark Suite như một nền tảng làm việc all-in-one. Lark giúp doanh nghiệp thống nhất giao tiếp, tự động hóa phê duyệt, quản lý hợp đồng và xây dựng văn hóa làm việc minh bạch hơn.
Thách thức: Giao tiếp giữa trụ sở và cửa hàng còn rời rạc
Trước khi sử dụng Lark Suite, Tanamera Coffee gặp khó khăn trong việc kết nối thông tin giữa trụ sở và các điểm vận hành. Khi doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, nhiều nhóm làm việc và nhiều bên liên quan, giao tiếp qua các kênh rời rạc dễ khiến thông tin bị phân tán.
Một số cập nhật quan trọng có thể nằm trong tin nhắn, một số nằm trong email, còn một số dữ liệu khác lại được lưu trong bảng tính riêng. Điều này khiến đội ngũ mất thêm thời gian để tìm kiếm thông tin, kiểm tra trạng thái và xác nhận người phụ trách.
Với mô hình F&B đang mở rộng, sự phân tán này có thể làm chậm tốc độ vận hành. Khi nhân viên không biết yêu cầu đang ở đâu hoặc ai đang xử lý, quy trình dễ bị kéo dài và thiếu minh bạch.
Dữ liệu bị chia nhỏ làm giảm khả năng theo dõi
Một vấn đề khác của Tanamera Coffee là dữ liệu vận hành chưa được tập trung đầy đủ. Khi các nhóm sử dụng nhiều công cụ khác nhau, thông tin không tạo thành một hệ thống rõ ràng để quản lý có thể theo dõi toàn cảnh.
Dữ liệu bị chia nhỏ khiến việc kiểm tra tiến độ, xử lý yêu cầu và đánh giá hiệu quả vận hành trở nên khó hơn. Ban quản lý có thể cần hỏi lại nhiều bên hoặc đối chiếu nhiều nguồn để nắm được tình hình thực tế.
Đối với doanh nghiệp F&B, điều này không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ nội bộ. Nó còn có thể ảnh hưởng đến khả năng phản hồi với cửa hàng, nhà cung cấp, nông dân và các nhóm hỗ trợ vận hành.
Quy trình phê duyệt dễ bị chậm trễ
Tanamera Coffee cũng gặp thách thức trong các quy trình phê duyệt. Trước đây, các yêu cầu có thể được gửi qua WhatsApp hoặc email đến trụ sở. Từ góc nhìn của người gửi, không phải lúc nào họ cũng biết rõ ai là người phê duyệt.
Từ phía trụ sở, email có thể bị trôi hoặc bị bỏ sót trong hộp thư. Điều này khiến quy trình phê duyệt diễn ra chậm hơn, đặc biệt khi yêu cầu cần được xử lý nhanh để không ảnh hưởng đến hoạt động hằng ngày.
Khi người gửi không thấy trạng thái phê duyệt, họ cũng khó chủ động theo dõi. Quy trình thiếu minh bạch có thể tạo cảm giác bị động cho nhân viên và các bên liên quan.
Giải pháp: Hợp nhất giao tiếp và quy trình trên Lark Suite
Tanamera Coffee triển khai Lark Suite để đưa giao tiếp, phê duyệt, quản lý dữ liệu và cộng tác nội bộ vào một nền tảng thống nhất. Thay vì để thông tin nằm rải rác trong nhiều công cụ, Lark giúp đội ngũ làm việc trên cùng một hệ thống.
Với Lark Messenger, giao tiếp trong công ty được thống nhất hơn. Các nhóm có thể trao đổi công việc, cập nhật trạng thái và phối hợp nhanh hơn trong một không gian chung.
Điểm quan trọng là Lark không chỉ hỗ trợ nhắn tin. Nền tảng này còn kết nối giao tiếp với hành động thông qua Approval, Base, Tasks và các công cụ cộng tác khác. Nhờ vậy, thông tin có thể chuyển từ trao đổi sang xử lý công việc rõ ràng hơn.
Lark Approval rút ngắn thời gian phê duyệt từ một tuần xuống còn vài giờ
Một thay đổi nổi bật của Tanamera Coffee là sử dụng Lark Approval để tối ưu quy trình phê duyệt. Thay vì gửi yêu cầu qua WhatsApp hoặc email, người dùng có thể gửi yêu cầu qua biểu mẫu phê duyệt có cấu trúc rõ ràng.
Hệ thống tự động xác định người phê duyệt phù hợp, gửi thông báo và nhắc nhở khi cần. Người gửi cũng có thể nhìn thấy ai đang phụ trách và trạng thái hiện tại của yêu cầu.
Nhờ Lark, thời gian xử lý phê duyệt của Tanamera Coffee giảm từ tối đa một tuần xuống chỉ còn vài giờ. Đây là cải thiện lớn với doanh nghiệp F&B, nơi nhiều yêu cầu vận hành cần được xử lý nhanh để không làm gián đoạn hoạt động.
Tăng tính minh bạch cho người gửi yêu cầu
Không chỉ giúp phê duyệt nhanh hơn, Lark Approval còn giúp quy trình trở nên minh bạch hơn. Người gửi không còn phải đoán xem yêu cầu đang ở đâu hoặc có bị bỏ sót hay không.
Khi trạng thái được cập nhật trong hệ thống, mọi người có thể theo dõi tiến độ rõ ràng hơn. Điều này giảm nhu cầu nhắc lại thủ công và giúp các bên liên quan chủ động hơn trong công việc.
Tính minh bạch này đặc biệt quan trọng khi Tanamera Coffee phải phối hợp với nhiều nhóm, từ trụ sở, cửa hàng đến nông dân và các đối tác trong chuỗi cung ứng.
Lark Base giúp quản lý hợp đồng chính xác hơn
Trong hoạt động hằng ngày, đội ngũ HR của Tanamera Coffee cần quản lý nhiều hợp đồng khác nhau. Họ phải theo dõi bên liên quan, điều khoản, thời điểm thanh toán, thời điểm gia hạn và các cam kết cần hoàn thành.
Trước khi dùng Lark, thông tin hợp đồng được ghi nhận thủ công trên bảng tính. Tuy nhiên, bảng tính không thể tự động nhắc khi hợp đồng đến hạn gia hạn hoặc khi một cam kết cần được xử lý.
Điều này khiến đội ngũ HR phải thường xuyên lọc dữ liệu theo ngày đến hạn, kiểm tra trạng thái và cập nhật thủ công. Mỗi ngày, công việc này có thể mất tới nửa giờ.
Tự động hóa quản lý hợp đồng bằng Lark Base
Với Lark Base, Tanamera Coffee tập trung và tự động hóa quy trình quản lý hợp đồng. Đội ngũ HR có thể thiết lập cơ sở dữ liệu no-code để lưu thông tin hợp đồng, theo dõi ngày đến hạn và gửi thông báo tự động trước các mốc quan trọng.
Khi một thành viên cần tham gia xem xét hoặc chỉnh sửa hợp đồng, hệ thống có thể tự động tạo và theo dõi nhiệm vụ liên quan. Điều này giúp quá trình phối hợp giữa các phòng ban trở nên rõ ràng hơn.
Nhờ tự động hóa trong Lark Base, đội ngũ HR tiết kiệm được tới 50% thời gian xử lý công việc liên quan đến hợp đồng. Quan trọng hơn, họ có thêm sự yên tâm vì hệ thống giúp giảm rủi ro bỏ lỡ ngày quan trọng.
Trao quyền cho các bộ phận tự xây dựng workflow
Một điểm mạnh của Lark Suite là khả năng no-code. Điều này cho phép các bộ phận nghiệp vụ tự thiết kế workflow phù hợp với nhu cầu thực tế mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào đội ngũ kỹ thuật.
Với Tanamera Coffee, điều này rất quan trọng vì mỗi phòng ban có thể có cách vận hành riêng. HR cần quản lý hợp đồng. Vận hành cần theo dõi yêu cầu. Cửa hàng cần gửi thông tin nhanh. Trụ sở cần dữ liệu rõ ràng để ra quyết định.
Lark Base giúp các nhóm tự xây dựng hệ thống phù hợp với công việc của mình. Khi người trực tiếp vận hành có thể tự cải thiện quy trình, doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn trong quá trình mở rộng.
Từ lưu trữ dữ liệu đến tạo văn hóa minh bạch
Việc chuyển đổi sang Lark không chỉ giúp Tanamera Coffee cải thiện công cụ làm việc. Quan trọng hơn, nó giúp doanh nghiệp thay đổi cách thông tin được thu thập, tập trung và chia sẻ.
Khi dữ liệu không còn nằm trong nhiều kênh riêng lẻ, mọi người có thể tiếp cận thông tin dễ hơn. Khi phê duyệt có trạng thái rõ ràng, nhân viên cảm thấy chủ động hơn. Khi hợp đồng có nhắc việc tự động, đội ngũ giảm áp lực phải ghi nhớ thủ công.
Những thay đổi nhỏ này tạo ra một văn hóa vận hành minh bạch hơn. Nhân viên từ cửa hàng đến trụ sở đều có nhiều cơ sở hơn để hành động nhanh và đúng hướng.
Kết nối đội ngũ tuyến đầu với văn phòng
Trong ngành F&B, nhân viên tuyến đầu thường là người phát hiện vấn đề đầu tiên. Họ biết cửa hàng cần gì, khách hàng phản hồi ra sao và hoạt động nào đang cần hỗ trợ.
Nếu thông tin từ tuyến đầu không được ghi nhận tốt, trụ sở sẽ khó phản ứng kịp thời. Lark giúp Tanamera Coffee rút ngắn khoảng cách này bằng cách đưa giao tiếp và quy trình vào cùng một nền tảng.
Khi nhân viên tuyến đầu có thể gửi yêu cầu, theo dõi trạng thái và nhận phản hồi rõ ràng, họ sẽ cảm thấy được trao quyền hơn. Điều này giúp tăng sự chủ động và cải thiện chất lượng vận hành tại cửa hàng.
Nâng cao hiệu quả vận hành trong quá trình mở rộng
Tanamera Coffee đã phát triển vượt ra ngoài thị trường Indonesia và hiện diện tại nhiều quốc gia. Khi doanh nghiệp mở rộng, quy trình nội bộ cần đủ mạnh để hỗ trợ tăng trưởng mà không làm mất đi sự linh hoạt.
Lark Suite giúp Tanamera Coffee chuẩn hóa các điểm quan trọng trong vận hành như giao tiếp, phê duyệt, quản lý hợp đồng và chia sẻ dữ liệu. Khi các quy trình này được kết nối, doanh nghiệp có thể mở rộng dễ hơn.
Thay vì tăng thêm nhiều công cụ rời rạc khi quy mô lớn hơn, Tanamera Coffee có thể phát triển trên một nền tảng thống nhất. Đây là nền tảng quan trọng để duy trì hiệu quả trong dài hạn.
Kết quả: Hiệu quả hơn, minh bạch hơn và chủ động hơn
Sau khi triển khai Lark Suite, Tanamera Coffee cải thiện rõ rệt nhiều điểm trong vận hành. Thời gian phê duyệt giảm từ tối đa một tuần xuống còn vài giờ. Đội ngũ HR tiết kiệm tới 50% thời gian trong quản lý hợp đồng. Giao tiếp giữa trụ sở và các bên liên quan cũng trở nên thống nhất hơn.
Những kết quả này cho thấy giá trị của chuyển đổi số không chỉ nằm ở tốc độ. Nó còn nằm ở sự minh bạch, khả năng theo dõi và cảm giác được trao quyền của nhân viên.
Khi mọi người có công cụ tốt hơn để gửi yêu cầu, xem trạng thái, quản lý dữ liệu và phối hợp với nhau, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hơn mà vẫn duy trì tinh thần chủ động trong đội ngũ.
Bài học cho doanh nghiệp F&B đang mở rộng
Câu chuyện của Tanamera Coffee cho thấy các doanh nghiệp F&B đang phát triển không thể chỉ dựa vào chat cá nhân, email và bảng tính. Khi số lượng cửa hàng, nhân viên và đối tác tăng lên, thông tin cần được đặt trong một hệ thống rõ ràng hơn.
Lark Suite phù hợp với các chuỗi cà phê, nhà hàng và doanh nghiệp bán lẻ cần kết nối nhân viên tuyến đầu với trụ sở. Nền tảng này giúp chuẩn hóa phê duyệt, tự động hóa quản lý dữ liệu và tạo sự minh bạch trong quy trình.
Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam, đây là một ví dụ thực tế về cách dùng nền tảng all-in-one để tăng hiệu quả vận hành mà không làm phức tạp trải nghiệm của nhân viên.
Kết luận
Tanamera Coffee đã sử dụng Lark Suite để kết nối hơn 30 địa điểm, tối ưu phê duyệt, tự động hóa quản lý hợp đồng và xây dựng văn hóa làm việc minh bạch hơn.
Từ phê duyệt vận hành, quản lý hợp đồng đến kết nối tuyến đầu với trụ sở, Lark giúp Tanamera Coffee chuyển đổi cách thông tin được xử lý trong doanh nghiệp. Kết quả là đội ngũ làm việc nhanh hơn, chủ động hơn và ít phụ thuộc hơn vào quy trình thủ công.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của Tanamera Coffee như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp F&B có thể hiện đại hóa vận hành, trao quyền cho nhân viên và mở rộng bền vững hơn.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
