IO Esports là công ty quản lý sự kiện esports và giải trí có trụ sở tại Malaysia. Doanh nghiệp chuyên tổ chức các sự kiện thể thao điện tử tại nhiều quốc gia trong khu vực Đông Nam Á, mang đến trải nghiệm thi đấu và giải trí cho người hâm mộ cả tại địa điểm trực tiếp lẫn môi trường trực tuyến.
Trong ngành esports, tốc độ phối hợp là yếu tố rất quan trọng. Một sự kiện có thể liên quan đến nhiều nhóm khác nhau như vận hành, sản xuất, truyền thông, đối tác, kỹ thuật, nhân sự tại địa điểm và đội ngũ hỗ trợ online. Nếu giao tiếp không rõ ràng, tiến độ chuẩn bị và chất lượng trải nghiệm sự kiện có thể bị ảnh hưởng.
Khi IO Esports phát triển nhanh hơn, số lượng nhân sự tăng lên và hoạt động vận hành ngày càng phức tạp hơn. Doanh nghiệp nhận thấy các công cụ cộng tác cũ không còn đủ linh hoạt để hỗ trợ đội ngũ làm việc hiệu quả. Đây là lý do IO Esports lựa chọn Lark Suite như một nền tảng all-in-one để hợp nhất giao tiếp, cộng tác và quản lý công việc.
Thách thức: Công cụ cộng tác rời rạc làm giảm hiệu quả đội ngũ
Trước khi sử dụng Lark Suite, IO Esports sử dụng nhiều công cụ khác nhau như DingTalk và WhatsApp để phối hợp công việc. Những công cụ này hỗ trợ giao tiếp ở một mức độ nhất định, nhưng khi quy mô công ty tăng lên, chúng bắt đầu tạo ra sự phân mảnh trong vận hành.
Thông tin quan trọng có thể nằm ở nhiều nhóm chat khác nhau. Tài liệu, trao đổi và cập nhật công việc không được đặt trong một hệ thống thống nhất. Khi cần tìm lại dữ liệu cũ hoặc kiểm tra tiến độ, đội ngũ có thể mất thời gian chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.
Với một công ty tổ chức sự kiện esports, sự phân tán này có thể tạo ra rủi ro lớn. Mỗi sự kiện cần nhiều bộ phận phối hợp đúng thời điểm. Nếu một thông tin bị bỏ sót, một nhiệm vụ bị chậm hoặc một người mới không được onboarding đúng cách, toàn bộ tiến độ có thể bị ảnh hưởng.
Vận hành sự kiện esports cần sự linh hoạt cao
Không giống các mô hình làm việc cố định, sự kiện esports thường thay đổi theo từng địa điểm, từng đối tác và từng thị trường. Đội ngũ có thể phải làm việc tại văn phòng, địa điểm thi đấu, studio sản xuất hoặc phối hợp từ xa với các bên liên quan.
Điều này khiến IO Esports cần một nền tảng đủ linh hoạt để hỗ trợ nhiều bối cảnh làm việc khác nhau. Nhân viên không chỉ cần nhắn tin nhanh, mà còn cần chia sẻ tài liệu, tham gia họp, cập nhật lịch, phối hợp nhiệm vụ và theo dõi thông tin trong cùng một không gian.
Nếu mỗi hoạt động nằm trên một công cụ riêng, quá trình tổ chức sự kiện sẽ trở nên nặng nề hơn. Đội ngũ phải dành nhiều thời gian cho thao tác hành chính, thay vì tập trung vào trải nghiệm người xem và chất lượng chương trình.
Giải pháp: Hợp nhất giao tiếp và cộng tác trên Lark Suite
IO Esports lựa chọn Lark Suite để đưa các hoạt động giao tiếp và cộng tác vào một nền tảng duy nhất. Thay vì tiếp tục phụ thuộc vào nhiều công cụ tách rời, đội ngũ có thể sử dụng Lark để trao đổi, họp, chia sẻ tài liệu, quản lý lịch và phối hợp công việc.
Điểm mạnh của Lark là khả năng kết nối nhiều chức năng trong cùng một hệ sinh thái. Một cuộc trao đổi trong chat có thể dẫn đến việc chia sẻ tài liệu, đặt lịch họp hoặc cập nhật thông tin liên quan mà không cần rời khỏi nền tảng.
Điều này giúp IO Esports giảm số lượng công cụ cần sử dụng, đồng thời tạo ra một không gian làm việc rõ ràng hơn cho toàn bộ đội ngũ. Khi mọi người cùng làm việc trên một nền tảng, thông tin dễ được tìm thấy hơn và các nhóm có thể phối hợp nhanh hơn.
Giảm phụ thuộc vào nhiều tài khoản và nhiều giấy phép
Một lợi ích quan trọng của Lark Suite là giúp IO Esports giảm sự phức tạp khi phải quản lý nhiều giấy phép phần mềm và nhiều thông tin đăng nhập khác nhau.
Trước đây, nếu doanh nghiệp dùng nhiều công cụ, nhân viên có thể cần nhiều tài khoản riêng cho từng nền tảng. Điều này làm tăng khối lượng quản trị nội bộ, đặc biệt khi có nhân viên mới gia nhập hoặc khi nhân sự thay đổi trong các dự án.
Với Lark, nhiều nhu cầu cộng tác được hợp nhất trong một hệ thống. Điều này giúp quá trình cấp quyền, đăng nhập và sử dụng công cụ trở nên đơn giản hơn. Nhân viên mới cũng dễ tiếp cận môi trường làm việc hơn vì không phải học quá nhiều nền tảng riêng lẻ ngay từ đầu.
Onboarding nhân viên mới dễ dàng hơn
Khi IO Esports mở rộng đội ngũ, onboarding trở thành một phần quan trọng trong vận hành. Nhân viên mới cần nhanh chóng hiểu cách công ty giao tiếp, lưu trữ thông tin, họp nội bộ và phối hợp công việc.
Nếu công ty sử dụng nhiều công cụ rời rạc, quá trình onboarding có thể mất nhiều thời gian hơn. Người mới phải nhớ từng ứng dụng dùng cho mục đích gì, tài liệu nằm ở đâu và cần liên hệ ai khi gặp vấn đề.
Với Lark Suite, IO Esports có thể đơn giản hóa trải nghiệm này. Nhân viên mới chỉ cần bắt đầu từ một nền tảng chính để tiếp cận chat, tài liệu, lịch và các kênh làm việc liên quan. Điều này giúp họ hòa nhập nhanh hơn và giảm áp lực trong giai đoạn đầu.
Cộng tác sự kiện rõ ràng hơn giữa nhiều nhóm
Một sự kiện esports thường cần nhiều nhóm cùng làm việc trong thời gian ngắn. Đội ngũ vận hành cần nắm tiến độ địa điểm. Nhóm truyền thông cần cập nhật nội dung. Nhóm kỹ thuật cần xử lý yêu cầu sản xuất. Quản lý cần theo dõi toàn cảnh để đưa ra quyết định nhanh.
Lark Suite hỗ trợ IO Esports tạo ra các không gian trao đổi rõ ràng hơn cho từng dự án hoặc từng nhóm công việc. Thay vì để mọi thông tin trộn lẫn trong một kênh chung, doanh nghiệp có thể tổ chức giao tiếp theo sự kiện, phòng ban hoặc chủ đề cụ thể.
Cách làm này giúp thông tin đúng người, đúng ngữ cảnh và dễ theo dõi hơn. Khi đội ngũ cần quay lại kiểm tra quyết định cũ hoặc tìm tài liệu liên quan, họ có thể làm điều đó nhanh hơn trong cùng một nền tảng.
Tăng khả năng phản hồi khi làm việc tại nhiều địa điểm
Các sự kiện esports có thể diễn ra tại nhiều quốc gia và nhiều địa điểm khác nhau. Điều này khiến đội ngũ IO Esports cần khả năng phản hồi nhanh dù đang làm việc tại văn phòng, sân khấu, khu vực hậu trường hay từ xa.
Với Lark, nhân viên có thể tiếp cận thông tin quan trọng trên nhiều thiết bị. Việc trao đổi, kiểm tra lịch, xem tài liệu hoặc tham gia họp có thể diễn ra linh hoạt hơn.
Điều này phù hợp với đặc thù của ngành sự kiện, nơi công việc thường di chuyển liên tục và không phải lúc nào đội ngũ cũng ngồi trước máy tính. Một nền tảng cộng tác linh hoạt giúp đội ngũ duy trì kết nối tốt hơn trong quá trình chuẩn bị và triển khai sự kiện.
Từ giao tiếp nhanh đến vận hành có cấu trúc
WhatsApp và các ứng dụng chat cá nhân có thể phù hợp cho trao đổi nhanh, nhưng không phải lúc nào cũng đủ tốt cho quản lý công việc dài hạn. Khi doanh nghiệp mở rộng, giao tiếp cần được kết nối với tài liệu, lịch, cuộc họp và quy trình.
Lark Suite giúp IO Esports chuyển từ mô hình giao tiếp rời rạc sang mô hình làm việc có cấu trúc hơn. Đội ngũ không chỉ gửi tin nhắn, mà còn có thể tổ chức thông tin, lưu trữ nội dung và phối hợp trên cùng một hệ thống.
Điều này giúp giảm tình trạng thông tin bị trôi trong nhóm chat. Những nội dung quan trọng có thể được lưu lại, chia sẻ và truy cập lại khi cần. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp duy trì chất lượng vận hành khi quy mô tăng lên.
Hỗ trợ mở rộng trong ngành esports đang phát triển nhanh
Ngành esports đang phát triển mạnh tại Đông Nam Á. Khi nhu cầu tổ chức giải đấu, sự kiện cộng đồng và trải nghiệm người hâm mộ tăng lên, các công ty như IO Esports cần hệ thống làm việc đủ mạnh để mở rộng theo tốc độ thị trường.
Lark Suite hỗ trợ IO Esports bằng cách cung cấp một nền tảng cộng tác có thể đi cùng sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Khi số lượng nhân viên, dự án và đối tác tăng lên, đội ngũ vẫn có thể làm việc trong một môi trường thống nhất.
Điều này giúp doanh nghiệp không bị phụ thuộc quá nhiều vào các công cụ nhỏ lẻ. Thay vào đó, IO Esports có thể xây dựng nền tảng vận hành dài hạn, phục vụ cho nhiều loại sự kiện và nhiều thị trường khác nhau.
Kết quả: Đội ngũ làm việc linh hoạt và thống nhất hơn
Sau khi triển khai Lark Suite, IO Esports có thể hợp nhất nhiều nhu cầu cộng tác vào một nền tảng duy nhất. Doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào nhiều công cụ, nhiều giấy phép và nhiều tài khoản đăng nhập riêng biệt.
Điều này giúp đội ngũ làm việc đơn giản hơn. Nhân viên mới onboarding dễ hơn. Thông tin dự án được tổ chức rõ hơn. Các nhóm có thể phối hợp linh hoạt hơn khi triển khai sự kiện tại nhiều địa điểm.
Quan trọng hơn, Lark giúp IO Esports tập trung vào điều cốt lõi của ngành esports: tạo ra những trải nghiệm sự kiện hấp dẫn cho người hâm mộ, thay vì mất quá nhiều thời gian xử lý sự phân mảnh trong công cụ làm việc.
Bài học cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện
Câu chuyện của IO Esports cho thấy các doanh nghiệp tổ chức sự kiện không chỉ cần công cụ nhắn tin. Họ cần một nền tảng có thể kết nối giao tiếp, tài liệu, lịch, họp và phối hợp công việc trong cùng một hệ thống.
Khi sự kiện có nhiều bên liên quan và nhiều nhóm làm việc cùng lúc, thông tin cần được tổ chức rõ ràng. Nếu dữ liệu nằm rải rác trên nhiều ứng dụng, đội ngũ sẽ mất nhiều thời gian để kiểm tra, xác nhận và chuyển tiếp thông tin.
Lark Suite phù hợp với các doanh nghiệp sự kiện, esports, truyền thông và giải trí đang cần một môi trường làm việc linh hoạt hơn. Nền tảng này giúp đội ngũ cộng tác nhanh hơn, onboarding dễ hơn và vận hành dự án minh bạch hơn.
Kết luận
IO Esports đã sử dụng Lark Suite để hợp nhất giao tiếp và cộng tác trong một nền tảng duy nhất, giúp đội ngũ làm việc linh hoạt hơn khi tổ chức các sự kiện esports tại nhiều quốc gia trong Đông Nam Á.
Từ việc giảm số lượng công cụ rời rạc, đơn giản hóa onboarding nhân viên mới đến cải thiện khả năng phối hợp giữa nhiều nhóm, Lark giúp IO Esports xây dựng một nền tảng vận hành phù hợp với tốc độ phát triển của ngành esports.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của IO Esports như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp sự kiện và giải trí có thể nâng cao hiệu quả cộng tác, giảm phân mảnh công cụ và vận hành linh hoạt hơn trên quy mô khu vực.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
