FOMO Pay là một doanh nghiệp công nghệ tài chính được thành lập năm 2015. Công ty hoạt động trong lĩnh vực thanh toán số, ngân hàng số và giải pháp tài sản số, đồng thời là tổ chức thanh toán lớn được cấp phép tại Singapore và Hong Kong.
Khi doanh nghiệp phát triển nhanh, khối lượng công việc, dự án và yêu cầu từ khách hàng cũng tăng lên. Điều này khiến FOMO Pay cần một hệ thống làm việc tích hợp hơn để nâng cao hiệu quả vận hành, cải thiện phối hợp nội bộ và hỗ trợ đội ngũ phục vụ khách hàng tốt hơn.
Để giải quyết các thách thức này, FOMO Pay lựa chọn Lark Suite như một nền tảng làm việc all-in-one. Lark giúp công ty tự động hóa quy trình onboarding khách hàng, tối ưu quản lý nhiệm vụ và chuẩn hóa phê duyệt thay đổi sản phẩm.
Thách thức: Tăng trưởng nhanh tạo áp lực lên quy trình vận hành
Trong giai đoạn mở rộng, FOMO Pay phải xử lý ngày càng nhiều nhiệm vụ, dự án và yêu cầu từ khách hàng. Các công cụ trước đây vẫn có thể hỗ trợ công việc ở một mức độ nhất định, nhưng không còn đủ hiệu quả khi quy mô vận hành tăng lên.
Một trong những vấn đề lớn là luồng giao tiếp nội bộ cần được chuẩn hóa hơn. Khi thông tin đi qua nhiều nhóm và nhiều công cụ khác nhau, việc truyền đạt dễ thiếu nhất quán. Điều này có thể ảnh hưởng đến tốc độ phản hồi và trải nghiệm khách hàng.
Bên cạnh đó, việc quản lý nhiệm vụ và dự án cũng cần được tối ưu. Khi nhiều nhóm cùng triển khai công việc, doanh nghiệp cần một hệ thống rõ ràng để theo dõi tiến độ, phân công trách nhiệm và cập nhật trạng thái theo thời gian thực.
Nhu cầu phối hợp liên phòng ban rõ ràng hơn
Đối với một công ty fintech, việc cập nhật tính năng và thay đổi sản phẩm cần được kiểm soát chặt chẽ. Mỗi thay đổi có thể liên quan đến nhiều phòng ban như sản phẩm, kỹ thuật, vận hành, kinh doanh và quản lý rủi ro.
Trước đây, khi nhóm sản phẩm cần thay đổi hoặc cập nhật hệ thống, họ phải xin phản hồi và phê duyệt từ nhiều bên liên quan. Nếu quy trình này không được chuẩn hóa, thời gian chờ có thể kéo dài và làm chậm chu kỳ phát triển sản phẩm.
FOMO Pay cần một nền tảng có thể giúp các bên liên quan phối hợp minh bạch hơn. Mỗi yêu cầu thay đổi cần được gửi đúng người, theo dõi rõ trạng thái và lưu lại dữ liệu để dễ kiểm tra khi cần.
Giải pháp: Xây dựng hệ thống làm việc tích hợp với Lark Suite
FOMO Pay triển khai Lark Suite để đưa giao tiếp, biểu mẫu, dữ liệu, quản lý nhiệm vụ và phê duyệt vào cùng một nền tảng. Thay vì để thông tin nằm rải rác trong nhiều công cụ, Lark giúp đội ngũ làm việc trên một hệ thống thống nhất hơn.
Điểm mạnh của Lark là khả năng kết nối quy trình với dữ liệu. Một yêu cầu từ khách hàng có thể được thu thập qua biểu mẫu, phân loại trong cơ sở dữ liệu, chuyển đến đúng bộ phận và theo dõi liên tục trên dashboard.
Nhờ đó, FOMO Pay không chỉ cải thiện tốc độ xử lý công việc. Công ty còn tăng được tính minh bạch trong vận hành, giúp các nhóm hiểu rõ ai đang phụ trách việc gì và tiến độ hiện tại ra sao.
Tự động hóa onboarding khách hàng với Lark Form và Lark Base
Với FOMO Pay, quá trình bàn giao từ đội ngũ Sales sang Customer Success Management là một bước quan trọng. Nếu dữ liệu khách hàng không đầy đủ hoặc không nhất quán, quá trình onboarding có thể bị chậm và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Trước khi sử dụng Lark, đội ngũ Sales phải xử lý nhiều đơn đăng ký từ khách hàng tiềm năng và phân bổ yêu cầu đến các phòng ban phù hợp. Cách làm này đôi khi tạo ra khoảng trống thông tin hoặc dữ liệu chưa đồng nhất khi chuyển sang nhóm CSM.
Sau khi triển khai Lark Base và tích hợp Lark Forms trên website, khách hàng có thể trực tiếp lựa chọn danh mục yêu cầu phù hợp. Thông tin được ghi nhận và phân loại tự động, giúp yêu cầu đến đúng nhóm nhanh hơn và chính xác hơn.
Cách làm này giúp giảm tải cho các nhóm trung gian, hạn chế lỗi trong quá trình chuyển giao và giúp quy trình onboarding khách hàng diễn ra mượt mà hơn.
Tăng tốc chuyển đổi lead và cải thiện trải nghiệm khách hàng
Khi yêu cầu của khách hàng được phân loại đúng ngay từ đầu, đội ngũ FOMO Pay có thể phản hồi nhanh hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực thanh toán và fintech, nơi tốc độ xử lý ảnh hưởng trực tiếp đến niềm tin của khách hàng.
Lark Base giúp các nhóm có cùng một nguồn dữ liệu để theo dõi thông tin khách hàng, trạng thái xử lý và bước tiếp theo. Thay vì phải hỏi lại nhiều lần hoặc kiểm tra thông tin qua nhiều kênh, đội ngũ có thể truy cập dữ liệu tập trung trong cùng một hệ thống.
Nhờ đó, quy trình chuyển đổi lead được hỗ trợ tốt hơn. Khách hàng nhận được phản hồi phù hợp hơn, còn đội ngũ nội bộ có thể làm việc nhanh và chính xác hơn.
Xây dựng hệ thống quản lý nhiệm vụ all-in-one
Trước đây, đội ngũ marketing của FOMO Pay làm việc trên nhiều nền tảng tách rời. Cách vận hành này có thể phù hợp khi số lượng nhiệm vụ còn hạn chế, nhưng khi doanh nghiệp tăng trưởng, khối lượng công việc và dự án tăng nhanh khiến việc quản lý trở nên phức tạp hơn.
Với Lark Suite, đội ngũ marketing có thể quản lý nhiệm vụ và dự án trong một trung tâm làm việc duy nhất. Các thành viên nhận cập nhật và nhắc việc theo thời gian thực qua Lark Messenger, giúp giảm nguy cơ bỏ sót công việc quan trọng.
Dashboard nhiệm vụ cũng giúp nhóm theo dõi tiến độ rõ hơn. Nhờ đó, thời gian họp hằng tuần để căn chỉnh nhiệm vụ được giảm 10%, đồng thời hiệu quả quy trình làm việc tăng 10%.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện hiệu quả hơn
Ngoài quản lý nhiệm vụ hằng ngày, Lark còn hỗ trợ đội ngũ marketing của FOMO Pay chuẩn bị và triển khai các sự kiện lớn hiệu quả hơn.
Thông qua các công cụ như họp trực tuyến, chia sẻ lịch và biểu mẫu, nhóm marketing có thể phân bổ nhân sự, giao nhiệm vụ và chia sẻ thông tin quan trọng cho các thành viên. Mọi người có thể nắm rõ vai trò của mình trước, trong và sau sự kiện.
Điều này giúp đội ngũ phản ứng tốt hơn khi có tình huống phát sinh. Khi thông tin được cập nhật trong cùng một nền tảng, các thành viên có thể phối hợp nhanh hơn và giảm sự phụ thuộc vào trao đổi thủ công.
Tối ưu phê duyệt thay đổi sản phẩm với Lark Approval
Trong lĩnh vực fintech, việc thay đổi sản phẩm hoặc hệ thống nội bộ cần được kiểm soát cẩn thận. Mỗi thay đổi phải đảm bảo không tạo ra rủi ro mới và cần được các bên liên quan xem xét trước khi triển khai.
FOMO Pay sử dụng Lark Approval để xử lý các yêu cầu thay đổi sản phẩm. Tất cả thay đổi liên quan đến hệ thống nội bộ quan trọng được gửi qua ứng dụng Approval của Lark.
Các bên liên quan được tự động thông báo để xem xét và phê duyệt yêu cầu. Nhờ vậy, quy trình trở nên rõ ràng hơn, giảm thời gian chờ và giúp nhóm sản phẩm có thể triển khai cập nhật một cách có kiểm soát.
Đồng bộ dữ liệu phê duyệt vào Lark Base
Một điểm quan trọng trong quy trình mới của FOMO Pay là các yêu cầu phê duyệt được đồng bộ vào Lark Base. Điều này giúp công ty theo dõi rõ phòng ban nào đang gửi yêu cầu, hệ thống nào đang có thay đổi và trạng thái xử lý hiện tại là gì.
Thay vì chỉ dựa vào email hoặc tin nhắn, dữ liệu phê duyệt được lưu trữ tập trung và có thể kiểm tra lại khi cần. Đây là yếu tố quan trọng với các doanh nghiệp công nghệ tài chính, nơi tính minh bạch và khả năng truy xuất dữ liệu có vai trò lớn trong vận hành.
Nhờ Lark Base, các bên liên quan có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể về các thay đổi đang diễn ra. Điều này giúp tăng sự phối hợp giữa các nhóm và hỗ trợ ra quyết định tốt hơn.
Kết quả: Cộng tác tốt hơn và vận hành hiệu quả hơn
Sau khi áp dụng Lark Suite, FOMO Pay đã cải thiện nhiều quy trình vận hành quan trọng. Onboarding khách hàng trở nên mượt mà hơn nhờ Lark Form và Lark Base. Đội ngũ marketing quản lý nhiệm vụ hiệu quả hơn nhờ dashboard và nhắc việc theo thời gian thực. Quy trình thay đổi sản phẩm minh bạch hơn nhờ Lark Approval.
Những cải thiện này giúp FOMO Pay tăng khả năng phối hợp liên phòng ban, nâng cao tính rõ ràng trong quy trình và cải thiện khả năng phản hồi với khách hàng.
Quan trọng hơn, Lark giúp công ty xây dựng một nền tảng làm việc tích hợp hơn cho hiện tại và tương lai. Khi giao tiếp, dữ liệu và quy trình được kết nối, doanh nghiệp có thể mở rộng mà không làm mất đi sự linh hoạt trong vận hành.
Bài học cho doanh nghiệp fintech và công nghệ
Câu chuyện của FOMO Pay cho thấy doanh nghiệp fintech cần nhiều hơn một công cụ nhắn tin hoặc quản lý công việc đơn lẻ. Khi tốc độ tăng trưởng nhanh, doanh nghiệp cần một nền tảng có thể kết nối khách hàng, đội ngũ nội bộ, nhiệm vụ, dữ liệu và phê duyệt.
Lark Suite phù hợp với các tổ chức cần xử lý nhiều quy trình liên phòng ban. Nền tảng này giúp giảm sự phân mảnh công cụ, tăng khả năng theo dõi công việc và tạo ra nguồn dữ liệu rõ ràng hơn cho quản lý.
Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam đang phát triển trong lĩnh vực fintech, công nghệ hoặc dịch vụ số, đây là một ví dụ thực tế về cách tối ưu vận hành bằng nền tảng all-in-one.
Kết luận
FOMO Pay đã sử dụng Lark Suite để nâng cấp cách đội ngũ cộng tác và vận hành. Từ onboarding khách hàng, quản lý nhiệm vụ marketing đến phê duyệt thay đổi sản phẩm, Lark giúp công ty chuẩn hóa quy trình và tăng hiệu quả làm việc.
Câu chuyện này cho thấy chuyển đổi số nội bộ không chỉ là thay đổi công cụ. Giá trị thực sự nằm ở việc xây dựng một hệ thống làm việc tích hợp, nơi thông tin được chia sẻ đúng lúc, quy trình được theo dõi rõ ràng và các nhóm có thể phối hợp hiệu quả hơn.
Với vai trò là đối tác Lark Suite tại Việt Nam, Digiconnex chia sẻ câu chuyện của FOMO Pay như một ví dụ thực tế về cách doanh nghiệp công nghệ có thể tăng tốc vận hành, cải thiện cộng tác và xây dựng nền tảng làm việc sẵn sàng cho giai đoạn phát triển tiếp theo.
Sẵn sàng dùng thử Lark Suite?
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội LarkVN. Setup workspace chỉ trong 1 tuần.
